在ISO9001認證過程中，要進行質量記錄，下面ISO9001認證咨詢就質量記錄的控制程序做簡單的介紹。

1 目的

規范質量記錄的管理，客觀、準確地反映質量活動和質量體系的有效運行，為產品的可追溯性以及采取改進、糾正和預防措施提供依據。

2.   適用范圍

本程序文件適用于與質量體系有關的所有記錄。

3.  術語

記錄：闡明所取得的結果或提供所完成活動的證據的文件。

4.   職責

4.1  各部門負責人負責相關質量記錄的審批。

4.2  各部門負責相關質量記錄的編制、填寫、收集、保存、歸檔、移交、處理。

4.3  管理者代表負責監督、審查質量記錄控制的實施情況。

4.4  總經辦文控員負責對質量記錄進行編號。

4.5  質量記錄的填寫人員，對所記錄的每一個數據文字負責。

5.   作業程序

5.1  凡質量體系中的記錄、報告、檢驗和驗證數據等，均屬“質量記錄”的范圍。質量記錄可以是表格、圖表、報告、磁帶、磁盤、照片等形式。

5.2  編制、審批、標識、發放

5.2.1 質量記錄的編制

根據工作的需要，由各使用部門科學合理的編制質量記錄。

質量記錄要求設計美觀、格式清晰、項目明確、填制方便，能實現使用目的。

質量記錄的編制應盡可能全面，能反映產品質量形成過程和結果以及質量體系運行的情況和效果，能為質量管理和質量保證提供必要的信息和依據。

5.2.2 質量記錄的審批、標識和發放

經部門負責人或公司領導審批的質量記錄樣稿，由總經辦負責對其進行唯一性標識編號。

總經辦文控員編制公司《質量記錄樣冊》，每一份質量記錄均有唯一的編碼。

質量記錄編號標識后由使用部門進行發放、使用。

5.3  質量記錄的填寫

5.3.1 填寫時，字跡應清晰、真實，并按要求正確填寫，且不得隨意涂改；如有錯誤，用劃線的方式進行更正，并簽名，必要時注明日期。

5.3.2 使用藍色或黑色圓珠筆、水筆、碳素筆填寫；不得使用鉛筆，彩筆填寫（財務工作上有特別要求的除外）。

5.3.3 各部門的負責人對本部門的質量記錄進行審核、監督、管理。

5.4  質量記錄的更改

5.4.1 各相關部門根據質量活動實際運行情況，需變更質量記錄時，需經部門負責人/公司主管領導審批。質量記錄樣式更改時，應給予新的版號。

5.4.2 因需增加客觀證據而增加產品質量記錄或體系運行記錄時，按本程序5.2.2執行。

5.4.3 記錄使用部門應對更改后失效的質量記錄表格作回首處理，以防誤用。

5.5  質量記錄的管理

5.5.1 收集、整理

a.    在每一項質量活動/過程結束后，該項質量活動/過程的負責人應將該項記錄整理后交相關部門。

b.    質量記錄的主管部門，根據工作需求，將質量記錄復制后分發至有關部門。

5.5.2 查閱、借閱

a.    已歸檔的質量記錄，借閱時應填寫《文件借閱登記表》。

b.    經相關部門負責人同意，可查閱其質量記錄。

c.    所有記錄的原件一律不借給公司以外的單位/人員。

5.5.3 質量記錄的標識、貯存和保護

a.    各相關部門，每年1月份時對上年的質量記錄按類別裝訂成冊，做好名稱、部門、時間等標識，保存在適當的地方，以便于查閱，并注意防蟲鼠、防潮等工作以防止質量記錄的損壞、變質和丟失。

采用其它媒介的質量記錄，也應有相應的貯存條件，如磁盤等，必要時復制備份。

5.6  外來質量記錄的控制

5.6.1 供應商提供的物資，其有關的質量記錄，由物控部向品質部移交。由品質部管理。

5.6.2 顧客的質量投訴，由營銷部移交品質部，由品質部進行管理。

5.6.3 其他外來記錄由相關部門保存。

5.7  質量記錄的檢索

各部門應對本部門的質量記錄進行定期的整理、歸檔，并編制質量記錄清單或臺帳，以便于查閱和檢索。

5.8  質量記錄的保存期限

質量記錄的保存期限一般為兩年，具體見《質量記錄目錄》。

5.9  質量記錄的處理

5.9.1 已超過保管期或無查考價值的質量記錄，可進行銷毀處理。

5.9.2 需銷毀質量記錄時，由其管理員填寫《文件銷毀申請單》，經質量記錄主管部門負責人審批后，文件管理員負責銷毀。

6.   相關文件

6.1  《文件控制程序》

6.2  《文件編號規定》

6.3  《質量記錄樣冊》

6.4  《質量記錄目錄》

7.   記錄

質量記錄清單；文件借閱登記表；文件銷毀申請單；

質量記錄控制流程圖：